Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales se tratan en MindSession, quién es responsable de cada uno, para qué se usan, con qué proveedores y en qué países, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer tus derechos según la Ley N° 19.628, modificada por la Ley N° 21.719 sobre protección de datos personales.

1. Quiénes somos

MindSession es una plataforma operada por Moncada Labs SpA, RUT 78.467.648-K, con domicilio en Santiago, Chile ("MindSession" o "nosotros"). Para cualquier asunto de privacidad, escríbenos a [email protected].

2. Quién responde por cada dato

En MindSession hay dos situaciones distintas, y la ley las trata de forma distinta:

Los datos de los pacientes (ficha clínica, sesiones, notas, tareas, documentos, consentimientos) son responsabilidad de la o el terapeuta que atiende a cada paciente: es quien tiene la relación terapéutica y el secreto profesional. MindSession es encargada del tratamiento: guarda y procesa esos datos por cuenta de la o el profesional, siguiendo sus instrucciones, y no los usa para fines propios. El detalle está en el Acuerdo de encargo de datos.

Los datos de las y los terapeutas que usan la plataforma, y los de quienes visitan nuestro sitio, son responsabilidad de MindSession.

Si eres paciente, tu terapeuta es quien decide sobre tus datos y a quien diriges tus solicitudes (ver sección 9). MindSession le entrega las herramientas para cumplir y te ayuda si no obtienes respuesta.

3. Qué datos tratamos y para qué

Terapeutas (MindSession es responsable)

• Cuenta y perfil: nombre, correo, teléfono, RUT, profesión, número de registro, especialidades, foto y datos de consulta. Para prestarte el servicio que contrataste y, si activas tu perfil público, para mostrarlo en el directorio y en tu página de reservas.
• Suscripción y facturación: plan, pagos y documentos tributarios. Para cobrar el servicio y cumplir obligaciones tributarias. Los datos de tu tarjeta los procesa Mercado Pago; nosotros no los vemos ni los guardamos.
• Uso de la plataforma: inicios de sesión y actividad básica, para seguridad, soporte y mejorar el servicio.

Pacientes (su terapeuta es responsable; MindSession, encargada)

• Identificación y contacto: nombre, RUT, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, comuna, ocupación, previsión, correo, teléfono y, si corresponde, datos del tutor o tutora.
• Datos de salud (datos sensibles): ficha clínica, notas de sesión, diagnóstico, plan de tratamiento, respuestas antes de cada sesión, cuestionario inicial, tareas, documentos y consentimientos informados.
• Agenda y pagos de sesiones: citas, modalidad, estado y comprobantes.

Estos datos se tratan solo para que cada profesional gestione la atención de sus pacientes y cumpla sus obligaciones, como llevar la ficha clínica (Ley N° 20.584 y Decreto N° 41 de 2012 del Ministerio de Salud). La base para tratarlos la define cada terapeuta en su relación con cada paciente, incluido el consentimiento informado.

Personas que reservan o escriben desde el directorio

Si pides una hora o escribes a una o un terapeuta desde su perfil, los datos que ingresas (nombre, correo, teléfono, mensaje y respuestas del cuestionario) se envían a esa persona para que te responda. Desde ese momento, es responsable de esos datos.

Visitantes del sitio

En el sitio público (inicio, directorio, perfiles y registro) usamos Google Analytics para medir visitas y, en las páginas informativas, el píxel de Meta para medir nuestra publicidad. Además contamos las visitas a cada perfil del directorio con un identificador anónimo que cambia cada día.

En la aplicación para terapeutas, Google Analytics registra solo qué secciones se usan, sin nombres ni datos de pacientes. En el portal del paciente y en las páginas a las que se entra con un enlace personal (informes, consentimientos, cuestionarios) no se usa ninguna herramienta de analítica ni de publicidad.

Asistente de ayuda

En el sitio y en la aplicación para terapeutas hay un asistente que responde dudas sobre cómo usar MindSession. Las preguntas que ya tienen una respuesta redactada se contestan directamente, sin intervención de terceros. Las demás las responde un modelo de inteligencia artificial de Anthropic, que recibe la pregunta, la conversación en curso y, en la aplicación, datos básicos de la cuenta de la o el terapeuta: su nombre y qué pasos de configuración del perfil tiene pendientes.

El asistente no recibe datos de pacientes: no está conectado a las fichas, y el chat pide no escribirlos. Guardamos lo que se escribe en él, de dónde salió cada respuesta y si le sirvió a la persona, para mejorar nuestras respuestas. En el sitio público la conversación es anónima: no se asocia a una cuenta ni guardamos la dirección IP. Estas conversaciones se borran a los 90 días.

Dictado por voz

La o el terapeuta puede dictar sus notas de sesión en vez de escribirlas. El dictado usa el reconocimiento de voz del navegador que ella o él usa, no un servicio de MindSession: Chrome y Edge envían el audio a Google, y Safari puede enviarlo a Apple, para convertirlo en texto. MindSession no recibe ni guarda el audio; solo recibe el texto de la nota cuando la o el terapeuta lo revisa y lo guarda, junto con una marca que indica que la nota se dictó, que usamos solo para saber cuánto se usa la función.

Antes del primer uso se avisa a quien dicta que evite decir el nombre u otros datos que identifiquen al paciente. El dictado es opcional, solo registra la voz de quien dicta (no graba la sesión) y se puede desactivar en Configuración.

4. Lo que nunca hacemos

Los datos de pacientes y la información clínica nunca son:

• Vendidos, arrendados ni compartidos con terceros con fines comerciales o publicitarios.
• Usados para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros.
• Compartidos entre cuentas: cada terapeuta ve solo a sus pacientes.
• Usados para perfilar, puntuar o tomar decisiones automatizadas sobre nadie.

5. Cuándo accedemos a los datos

Quienes administran MindSession pueden acceder a información de una cuenta solo:

• Para soporte, cuando la o el terapeuta lo pide, y mientras dure esa gestión.
• Para diagnosticar un error del sistema, sin revisar contenido clínico salvo que sea estrictamente necesario para encontrar la falla.
• Por obligación legal, ante un requerimiento formal de autoridad competente. Salvo que la ley lo impida, se lo informaremos a la o el terapeuta.

Cada vez que alguien abre una ficha clínica, incluidos nosotros, queda en un registro de accesos que la o el terapeuta puede revisar. Quienes administran la plataforma están sujetos a un deber de confidencialidad.

6. Proveedores y transferencias internacionales

Para funcionar usamos los siguientes proveedores. Procesan datos solo para prestar su servicio y algunos están fuera de Chile, por lo que sus servicios implican una transferencia internacional de datos:

Alemania y Francia aplican el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. Con los proveedores de Estados Unidos operamos bajo sus términos de tratamiento de datos, que incluyen garantías contractuales de protección; en el caso de Anthropic, sus términos comerciales le impiden usar estos datos para entrenar sus modelos. Las notificaciones al teléfono o computador las entrega el servicio de avisos del navegador o del sistema operativo que cada persona usa, y el dictado por voz lo procesa el navegador de quien dicta (ver Dictado por voz).

7. Seguridad

• Toda la información viaja cifrada entre tu dispositivo y nuestros servidores (HTTPS/TLS).
• Cada cuenta está aislada: nadie puede ver pacientes de otra cuenta.
• Los documentos adjuntos no son públicos: se abren con enlaces firmados que vencen en minutos.
• Las notas clínicas guardan su historial de cambios y no se borran: se anulan con motivo.
• Registro de accesos a cada ficha clínica, visible para la o el terapeuta.
• Respaldos automáticos diarios de la base de datos, guardados también fuera del servidor principal.

8. Cuánto tiempo se conservan

• Mientras la cuenta esté activa, con o sin suscripción vigente: cancelar la suscripción no borra datos; solo detiene el cobro.
• Ficha clínica: la ley exige conservarla al menos 15 años desde el último registro (Decreto N° 41, art. 11). Por eso un paciente con ficha no se puede eliminar en forma definitiva antes de ese plazo.
• Eliminación de una cuenta de terapeuta: la puede pedir escribiendo a [email protected] desde el correo registrado. Antes de borrar te advertiremos si tienes fichas dentro del plazo legal de conservación.
• Respaldos: se guardan 7 días en el servidor y 90 días fuera de él, y luego se eliminan automáticamente. Un dato borrado desaparece de los respaldos en ese plazo.
• Datos de facturación: el tiempo que exige la normativa tributaria.
• Conversaciones con el asistente de ayuda: 90 días, y luego se eliminan automáticamente.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, pedir su supresión, oponerte a un tratamiento, recibirlos en un formato que puedas llevar a otro lugar (portabilidad) y pedir el bloqueo temporal de su uso.

• Si eres paciente: entra a tu portal → Mis datos y privacidad. Ahí puedes descargar tus datos de inmediato y enviar una solicitud a tu terapeuta, que la recibe con su plazo. También puedes pedírselo directamente.
• Si eres terapeuta o visitante: escríbenos a [email protected].

Las solicitudes se responden dentro de 30 días corridos, prorrogables una vez por otros 30 informando el motivo; el bloqueo temporal, dentro de 2 días hábiles. El derecho a pedir la supresión de la ficha clínica tiene el límite del plazo legal de conservación. Si no obtienes respuesta o no estás de acuerdo con ella, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

Si eres paciente y tu terapeuta no responde, escríbenos y le ayudaremos a hacerlo.

10. Menores de edad

Los datos de pacientes menores de edad los ingresa su terapeuta, y el acceso al portal lo tiene su madre, padre o tutor/a, que también puede ejercer sus derechos. Esto se hace siempre considerando el interés superior del niño, niña o adolescente.

11. Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo comunicaremos sin demora indebida a la Agencia de Protección de Datos Personales y a las y los terapeutas afectados, para que puedan informar a sus pacientes cuando corresponda, indicando qué pasó, qué datos se vieron afectados y qué medidas tomamos.

12. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma relevante, lo avisaremos por correo y dentro de la plataforma antes de que el cambio rija. La fecha de la última actualización aparece al comienzo.