Qué tiene que contener la ficha de tus pacientes, cuánto tiempo guardarla, quién puede pedirla y qué cambia en diciembre con la nueva ley de datos personales. Con los artículos citados.
La norma es el Decreto 41 de 2012 del Ministerio de Salud, que desarrolla la Ley 20.584.
El artículo 6 fija lo que toda ficha debe tener «a lo menos». Está pensado para cualquier atención de salud, así que no todo aplica igual a una psicoterapia, pero esta es la lista:
En cada nueva atención hay que confirmar los datos de identificación, corregir los que cambiaron y registrar lo nuevo con la identificación y firma de quien atiende art. 7. La ficha, además, tiene que ser clara, legible, ordenada y secuencial art. 5, y se registra durante la atención o inmediatamente después art. 2.
El «registro de cada atención» es la evolución de cada sesión: la fecha, lo que se trabajó y lo que queda pendiente. El motivo de consulta, la hipótesis diagnóstica, los objetivos terapéuticos y el plan son parte de ese registro, igual que las derivaciones y los informes que emitas. Con menores de edad, el apoderado entra en la identificación y quien firma el consentimiento es su representante.
Cualquiera sea el formato, donde guardes las fichas tiene que garantizar que estén completas, que puedas acceder a tiempo, su conservación, su confidencialidad y «la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella» art. 8. Si la llevas en formato electrónico, el mismo artículo pide:
Solo pueden ver la ficha quienes estén directamente relacionados con la atención, y el sistema debe llevar registro de las fechas y personas que han accedido a ella art. 9.
Las fichas se conservan por un mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información art. 11; la Ley 20.584 fija el mismo plazo en su artículo 13. Pasado ese plazo puedes eliminarlas, pero con un procedimiento: por medios que aseguren la destrucción y la confidencialidad, y levantando un acta con al menos el nombre del paciente y el número de la ficha, que un prestador privado protocoliza ante notario art. 12. Tu deber de reserva sobre lo que contenía no termina nunca.
La información de la ficha, completa o en parte, se entrega a pedido expreso de art. 10:
La Ley 21.719 de protección de datos personales, publicada en diciembre de 2024, entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026. Trata los datos de salud como datos sensibles, con un estándar de protección reforzado, y crea una Agencia de Protección de Datos Personales que fiscaliza y sanciona. No cambia qué se registra en la ficha, pero sí cuánto importa poder demostrar dónde están los datos de tus pacientes, quién puede verlos y cómo los proteges.
Lo que la norma le exige al sistema donde guardas tus fichas, resuelto punto por punto:
Lo que sigue siendo tuyo como profesional: el contenido de cada registro, y el acta ante notario si algún día eliminas fichas pasados los 15 años.
Al menos quince años, contados desde el último registro que se hizo en ella (art. 11 del Decreto 41 y art. 13 de la Ley 20.584).
Sí. El Decreto 41 se aplica a todos los prestadores de salud, institucionales e individuales, públicos y privados (art. 1).
Sí. El art. 2 permite llevarla en papel, en formato electrónico u otro. Si es electrónica, el art. 8 pide respaldos, protección frente a accesos no autorizados y poder restaurar el servicio si falla.
El paciente, su representante legal o sus herederos; un tercero con poder notarial simple del paciente; los tribunales; y fiscales o defensores con autorización judicial (art. 10).
Cancelar la suscripción no borra ninguna ficha: se detiene el cobro y lo que registraste sigue ahí. La responsabilidad sobre su contenido y su conservación sigue siendo tuya como profesional.
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