Acuerdo de encargo de datos

Este acuerdo regula cómo MindSession trata los datos de tus pacientes por tu cuenta, según la Ley N° 19.628, modificada por la Ley N° 21.719 sobre protección de datos personales. Forma parte de los Términos de uso y, en materia de datos de pacientes, prevalece sobre ellos.

1. Partes y roles

Responsable del tratamiento: tú, la o el profesional titular de la cuenta, que decide para qué y cómo se tratan los datos de tus pacientes.
Encargado del tratamiento: Moncada Labs SpA, RUT 78.467.648-K ("MindSession"), que trata esos datos solo por tu cuenta y para prestarte el servicio.

2. Qué datos se tratan y para qué

Finalidad	Prestarte el servicio de MindSession para gestionar la atención de tus pacientes.
Operaciones	Almacenar, organizar, mostrar, respaldar, exportar y eliminar los datos, y enviar las comunicaciones que tú activas (recordatorios, enlaces, documentos, avisos del portal).
Titulares	Tus pacientes, sus tutores o representantes, y las personas que te escriben o reservan desde tu perfil.
Tipos de datos	Identificación y contacto; datos de salud (ficha clínica, notas, diagnóstico, plan, cuestionarios, tareas, documentos, consentimientos), que son datos sensibles; agenda y pagos de sesiones. Puede incluir datos de menores de edad.
Duración	Mientras tu cuenta exista. Al terminar, se aplica la sección 9.

3. Tus instrucciones

Tus instrucciones son las que das al usar y configurar la plataforma (por ejemplo, crear un paciente, compartir un documento o activar recordatorios) y las que nos envíes por escrito. MindSession no trata los datos de tus pacientes para fines propios: no los vende, no los usa con fines publicitarios, no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial y no los comparte con otras cuentas. Si una instrucción tuya nos parece contraria a la ley, te lo diremos.

4. Confidencialidad

Quienes administran MindSession solo acceden a datos de tus pacientes para darte soporte cuando lo pides, para diagnosticar un error o por obligación legal, y están sujetos a un deber de confidencialidad que se mantiene después de terminado este acuerdo. Cada apertura de una ficha clínica, incluidas las nuestras, queda en el registro de accesos que puedes revisar.

5. Medidas de seguridad

Conexión cifrada (HTTPS/TLS) entre los dispositivos y nuestros servidores.
Aislamiento entre cuentas: nadie ve pacientes de otra cuenta.
Documentos adjuntos privados, que se abren con enlaces firmados de corta duración.
Historial de cambios de las notas clínicas, sin borrado: se anulan con motivo.
Registro de accesos a cada ficha clínica.
Respaldos automáticos diarios, guardados también fuera del servidor principal, con eliminación automática a los 90 días.

6. Proveedores que intervienen (subencargados)

Autorizas a MindSession a apoyarse en estos proveedores, que solo procesan datos para prestar su servicio:

Proveedor	Qué hace	País
Hetzner Online GmbH	Servidores y base de datos	Alemania
Cloudflare, Inc.	Red, archivos adjuntos y respaldos	Estados Unidos
Brevo (Sendinblue SAS)	Envío de correos a ti y a tus pacientes	Francia
Google LLC	Sincronización con tu Google Calendar, solo si la activas	Estados Unidos
Mercado Pago	Pagos de sesiones, solo si los usas	Chile

Si agregamos o cambiamos un proveedor que trate datos de tus pacientes, te avisaremos con al menos 15 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el servicio antes de que el cambio rija.

7. Transferencias internacionales

Algunos de esos proveedores están fuera de Chile. Alemania y Francia aplican el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, y con los proveedores de Estados Unidos operamos bajo sus términos de tratamiento de datos, que incluyen garantías contractuales de protección.

8. Ayuda para cumplir tus obligaciones

Derechos de tus pacientes: tus pacientes pueden descargar sus datos y enviarte solicitudes desde su portal; tú las recibes con su plazo en Configuración → Solicitudes de datos. Si una solicitud nos llega directamente a nosotros, te la derivamos.
Incidentes de seguridad: si ocurre un incidente que afecte datos de tus pacientes, te avisaremos sin demora indebida y a más tardar dentro de 48 horas desde que lo confirmemos, con la información que tengamos para que puedas cumplir tus propias obligaciones de comunicarlo.
Información: te entregaremos la información razonable que necesites para demostrar que este encargo cumple la ley.

9. Al terminar

Antes de eliminar tu cuenta puedes descargar la ficha clínica de cada paciente en PDF. Cuando nos pidas eliminarla, borraremos los datos de tus pacientes de nuestros sistemas; de los respaldos desaparecen en un máximo de 90 días. La conservación de las fichas clínicas por el plazo legal es tu obligación como profesional, y te advertiremos si alguna está dentro de ese plazo antes de proceder.

10. Cambios

Si cambiamos este acuerdo de forma relevante, te avisaremos con al menos 15 días de anticipación y te pediremos aceptarlo de nuevo en tu siguiente ingreso. Consultas: [email protected].